Jak powinny wyglądać referencje?


Osoby, które prosimy o napisanie referencji nie zawsze wiedzą
jak powinny one wyglądać. Aby otrzymać od nich list przygotowany
profesjonalnie, warto przekazać im następujące zasady:

 

1. Referencje powinny być napisane na papierze firmowym. Jeśli
firma nie posiada papieru firmowego, w nagłówku powinny się znaleźć:
imię i nazwisko autora listu, nazwa firmy, jej adres, numer telefonu,
faksu i adres e-mail.

 

2. Powstanie listu jest związane z jakimś momentem w Twojej karierze
zawodowej - np. ze zmianą pracodawcy. Zawsze zatem powinna na
nim widnieć data.

 

3. Jeśli list pisany jest do konkretnego adresata, powinno być
na nim jego imię i nazwisko oraz nazwa firmy. Pamiętaj jednak,
że list taki będziesz mógł wykorzystać tylko raz, w tej konkretnej
sytuacji. A zatem jeśli referencje jakiejś osoby są dla Ciebie
szczególnie cenne, lepiej danych adresata nie zamieszczać.

 

4. List polecający musi być zawsze podpisany przez autora, a
pod nazwiskiem powinna widnieć informacja o pełnionej przez niego
funkcji.

Treść listu polecającego

 

Prosząc o list polecający, możesz liczyć się z pytaniem, jaką
treść powinien on zawierać by osiągnąć swój cel i przekonać potencjalnego
pracodawcę do zatrudnienia właśnie Ciebie. Nie ma jednego standardowego
wzorca referencji; jest to dokument, w którym człowiek opowiada
o człowieku, nacechowany więc być powinien sporą dawką indywidualizmu.

Pisanie profesjonalnego listu polecającego ułatwia jednak zastosowanie
podziału na trzy główne części, z których każda poświęcona jest innym zagadnieniom:

W części pierwszej należy przedstawić okoliczności, w jakich
autor miał okazję z Tobą współpracować. Szczególnie istotne jest
tu podanie następujących informacji:

- stanowisko i nazwa działu, w którym pracowałeś,

- przedział czasu, w jakim pracowałeś na danym stanowisku,

- relacje z autorem listu (np. przełożony - podwładny, z odnotowaniem
stanowisk obu stron),

- dokładny opis zakresu obowiązków.

Część druga powinna zawierać opis Twoich mocnych stron, z odwołaniem
do rzeczywistych zadań i projektów, w których brałeś udział i
sytuacji, w których Twoje mocne strony objawiały się najsilniej.
Bardzo ważne jest aby autor referencji ustosunkował się w tej
części listu do takich kwestii jak:

- sposób rozwiązywania problemów,

- zarządzanie sobą i innymi (w wypadku osób sprawujących stanowiska
kierownicze),

- zdolności komunikacyjne,

- relacje interpersonalne (współpracownicy, przełożeni, podwładni).

 

W opisie Twoich mocnych stron pomocne być mogą autorowi referencji
poniższe pytania. Odpowiedzi na nie zbudują główną część listu:

 

1. Czy masz jakieś wyjątkowe uzdolnienia? Jeśli tak, w jakich sytuacjach się ujawniają?

2. Jakie są Twoje kompetencje w zakresie Twojej odpowiedzialności
lub specjalizacji? (np. zdolności organizacyjne, dbałość o detale,
ukierunkowanie na osiągnięcie celów itp.)

3. Jak wypadały Twoje dokonania w porównaniu z dokonaniami kolegów
z pracy, czy wyróżniałeś się na tle grupy?

4. Czy potrafiłeś współpracować ze swoimi przełożonymi, podwładnymi
i kolegami, zajmującymi równorzędne stanowiska? Czy wykazujesz
zdolności do przewodzenia grupie?

5. Czy są jakieś obszary, w których wciąż jeszcze się rozwijasz,
zdobywasz nowe kwalifikacje?

6. Czy potrafisz wykorzystywać nadarzające się okazje, czy przejawiasz
własną inicjatywę?

7. Co motywuje Cię do działania? Czy realnie oceniasz swoje możliwości
i planujesz swoją karierę zawodową? Jak ocenia Twój poziom ambicji?

8. Czy jesteś człowiekiem, który kieruje się w swoim życiu zawodowym
zasadami etycznymi?

9. Jak ocenia Twój potencjał; czy jesteś osobą, która według niego
odniesie w życiu sukces, czy aktywnie wpływasz na swoją karierę?

10. Czy masz odpowiednio dużą wiarę w siebie?


Część trzecia pełni rolę podsumowania, w którym autor listu
raz jeszcze zwraca uwagę na Twoje najważniejsze zalety. Kończąc,
może on wyrazić ubolewanie z powodu zakończenia współpracy z Tobą.